In der Finanzbuchhaltung sind 2 Methoden zur Verbuchung von Löhnen/Gehältern zulässig: die Netto- und die Bruttomethode.
3.1 Lohn- und Gehaltsbuchung nach der Nettomethode
Nach der Nettomethode werden die einzelnen Lohn-/Gehaltsbestandteile jeweils bei Zahlung eingebucht. Diese Methode ist nur für Firmen mit sehr wenigen Mitarbeitern mit überschaubaren Lohnbuchungen ohne Besonderheiten zu empfehlen. Außerdem ist auf Abgrenzungsbuchungen zum Jahreswechsel zu achten: Lohnsteuer, die bis zum 10.1. des Folgejahres fällig war und gezahlt wurde, ist beim Einnahmenüberschuss-Rechner dem alten Jahr zuzurechnen, beim Bilanzieren ist sie als Verbindlichkeit einzubuchen.
Lohn- und Gehaltsbuchung nach der Nettomethode
1. Arbeitnehmer mit 2.000 EUR Bruttogehalt, Stkl. I, ev, kinderlos, TK mit 2,45 % Zusatzbeitrag: 2.000 EUR Gehalt ./. 103,27 EUR steuerliche Abzüge ./. 430,50 EUR SV-Beiträge = 1.466,23 EUR Auszahlbetrag; AG-Anteil (mit Umlagen 2 und 3) = 430,30 EUR.
2. geringfügig Beschäftigter mit 556 EUR Bruttolohn ./. 20,02 EUR RV = 535,98 EUR Auszahlbetrag; AG-Anteil (mit Umlagen): 157,73 EUR SV-Beiträge + 11,12 EUR einheitliche Pauschsteuer.
1. Löhne und Gehälter auf die Bankkonten der Arbeitnehmer zum 31.8.:
| Konto SKR 03/04 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
| 4100/6000 |
Lohn und Gehalt |
1.466,23 EUR |
1200/1800 |
Bank |
1.466,23 EUR |
2. Löhne für Minijobs bar am 31.8.:
| Konto SKR 03/04 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
| 4195/6035 |
Löhne für Minijobs |
535,98 EUR |
1000/1600 |
Kasse |
535,98 EUR |
3. Lohn- und Kirchensteuer an das Finanzamt am 10.9.:
| Konto SKR 03/04 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
| 4100/6000 |
Lohn und Gehalt |
103,27 EUR |
1200/1800 |
Bank |
103,27 EUR |
4. Sozialversicherungsbeiträge an die TK sowie Pauschalbeiträge an die Bundesknappschaft am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats. Dabei sind der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil anhand des Lohnjournals getrennt zu ermitteln.
| Konto SKR 03/04 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
| 4100/6000 |
Lohn und Gehalt (AN-Anteil) |
430,50 EUR |
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| 4130/6110 |
Gesetzliche soziale Aufwendungen (AG-Anteil) |
430,30 EUR |
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| |
|
|
1200/1800 |
Bank |
860,80 EUR |
| 4194/6036 |
Pauschale Steuern für Minijobs |
11,12 EUR |
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| 4195/6035 |
Löhne für Minijobs (AN-Anteil) |
20,02 EUR |
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| 4144/6171 |
Soziale Abgaben für Minijobber |
157,73 EUR |
|
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| |
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1200/1800 |
Bank |
188,87 EUR |
3.2 Lohn- und Gehaltsbuchung nach der Bruttomethode
Bei der Bruttoverbuchung werden sämtliche Lohnbuchungen zeitnah jeweils zum Monatsletzten gebucht. Es werden einerseits Personalaufwendungen auf der Soll-Seite und sämtliche Verbindlichkeiten im Rahmen der Lohnbuchhaltung sowie ggf. verrechnete Sachbezüge auf der Haben-Seite des Buchungsbelegs gebucht. Für die betriebswirtschaftliche Auswertung werden so, unabhängig von den entsprechenden Zahlungen, die Aufwendungen immer im richtigen Monat erfasst. Die Buchung über die verschiedenen Verbindlichkeitskonten dient der zeitnahen Abstimmung mit den dazugehörigen Zahlungen. Um die Buchung des Lohnbelegs, der mehrere Soll- und mehrere Haben-Konten ausweist, EDV-technisch zu bewältigen, wird das Konto "Lohn- und Gehaltsverrechnungen" zwischengeschaltet. Dieses Konto muss nach Abschluss sämtlicher Lohnbuchungen wieder aufgelöst sein.
Bruttomethode erleichtert Abstimmung mit den Zahlungen
Die Bruttomethode stellt keine unnötige Mehrarbeit gegenüber der Nettomethode dar. Im Gegenteil: Ist das Konto "Lohn- und Gehaltsverrechnungen" nicht auf "0", kann sofort nach Buchungsfehlern gesucht werden. Durch das Zwischenschalten der verschiedenen Verbindlichkeitskonten wird die Abstimmung mit den Zahlungen erheblich erleichtert.
Wenn zudem die diversen Konten "Verbindlichkeiten gegenüber …" verwendet werden, können die korrekten Zahlungsanweisungen an die richtigen Empfänger kontrolliert werden. Ohne diese zwischengeschalteten Verbindlichkeitskonten kann schon bei wenigen abgerechneten Mitarbeitern der Überblick verloren gehen.
Aus dem Monatsabschluss in der Lohnbuchhaltung resultieren sog. Buchungslisten. Auf diesen Listen sind sämtliche Löhne und Gehälter nach ihren Bestandteilen aufgeschlüsselt. Diese dienen als Buchungsbeleg zur Eingabe in die Finanzbuchhaltung. Es besteht allerdings auch die Möglichkeit, die Buchungen per Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung zu übergeben.