A. Allgemeine Grundlagen
Rz. 1
Stand: EL 124 – ET: 11/2020
Der ArbG muss idR für jeden ArbN, für den er zum LSt-Abzug verpflichtet ist, ein Lohnkonto führen. Das schließt unbeschränkt und beschränkt steuerpflichtige ArbN ein. Das Lohnkonto ist selbst dann zu führen, wenn LSt und andere Steuerabzüge – die Regelungen für die LSt gelten ebenso für die KiLSt und den SolZ (> Rz 3/1) – tatsächlich nicht einzubehalten sind, zB infolge des günstigen Familienstands oder hoher steuerfreier Beträge oder weil der ArbN über einen der steuerfreien > Freibeträge für nebenberufliche Tätigkeiten hinaus keine weiteren Beträge erhält. Ein Lohnkonto ist auch für solche ArbN zu führen, die von nahestehenden Unternehmen ins > Inland entsandt worden sind (> Entsendung von Arbeitnehmern) oder wenn jemand die Pflichten des LSt-Abzugs für den eigentlichen ArbG übernehmen musste oder freiwillig übernommen hat (> Lohnzahlung durch Dritte Rz 15 ff; > Rz 50).
Rz. 2
Stand: EL 124 – ET: 11/2020
Das Lohnkonto weist die erforderlichen > Lohnsteuerabzugsmerkmale und die Bezüge des einzelnen ArbN aus. Es dient zwar nicht der steuerlichen Gewinnermittlung des ArbG, enthält aber gleichwohl Aufzeichnungen iSd §§ 146, 147 AO, weil im Lohnkonto Sachverhalte dokumentiert werden, deren Ergebnisse in verdichteter Form in das Gehaltskonto als Sachkonto der Finanzbuchhaltung eingehen, mit dem es nicht zu verwechseln ist. Die Pflicht zur Führung von Lohnkonten ist eine Ausgestaltung der Mitwirkungspflicht bei der Ermittlung von Sachverhalten; das Lohnkonto hat zudem Beweisfunktion (vgl T/K/Drüen, vor §§ 140–148 AO Rz 5, 6). Zur Gestaltung des Lohnkontos > Rz 10 ff. Zur Kontenführung im EU-Ausland vgl T/K/Drüen zu § 146 AO. Zu Besonderheiten bei ArbN aus der > Schweiz Rz 16 ff.
Rz. 3
Stand: EL 124 – ET: 11/2020
Rechtsgrundlagen: Die wichtigsten Anordnungen über das Lohnkonto enthalten § 41 EStG sowie die §§ 4 und 5 LStDV (vgl insgesamt Anh 1 zu § 41 EStG). Weitere Regelungen ergeben sich aus § 39 Abs 1 und 2 iVm § 39e Abs 4 EStG (Übernahme der ELStAM in das Lohnkonto), § 39 Abs 3, § 39e Abs 7 und 8 EStG (Übernahme der Daten aus einer etwaigen > Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug). Die Freistellung zur Vermeidung einer Doppelbesteuerung wird dem ArbG als eines der > Lohnsteuerabzugsmerkmale mitgeteilt (vgl § 39 Abs 4 Nr 5 EStG).
Rz. 3/1
Stand: EL 124 – ET: 11/2020
Außerdem sind ergänzende Unterlagen, die für den LSt-Abzug von Bedeutung sind, zum Lohnkonto zu nehmen. Dazu gehören etwa Unterlagen, aus denen sich die Berechtigung zur steuerfreien Zahlung von > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern ergeben; so zB für Fahrtkosten (> R 9.5 Abs 2 Satz 2 LStR), Reisekosten (> R 9.8 Abs 2 Satz 3 LStR) und > Umzugskosten (> R 9.9 Abs 3). Gleiches gilt bei > Nichtverfügbarkeit der ELStAM, § 5 LStDV zu Besonderheiten bezüglich der > Betriebliche Altersversorgung sowie > R 41.1 LStR betr Aufzeichnungserleichterungen. Zu weiteren Einzelheiten über Aufzeichnungen im Lohnkonto vgl § 42b Abs 4 EStG betr Erstattung von LSt durch den ArbG beim > Lohnsteuer-Jahresausgleich. Die entsprechende Anwendung der Vorschriften über die Lohnsteuer ergibt sich für den SolZ aus § 1 Abs 2 Solidaritätszuschlagsgesetz (> Anh 3) und für die KiLSt aus § 51a EStG iVm den Kirchensteuergesetzen (> Kirchensteuer Rz 40). Werden ArbN in Bremen und dem Saarland beschäftigt, sind auch die Beiträge zur Arbeitnehmer- bzw Arbeitskammer aufzuzeichnen (> Arbeitskammer Rz 5).
Hinweis: Für die Sozialversicherung sind weitere Einzelheiten aufzuzeichnen (vgl § 28f SGB IV).
Rz. 4
Stand: EL 124 – ET: 11/2020
Das für jeweils ein Kalenderjahr zu führende Lohnkonto und seine Anlagen bilden die Grundlage für die LSt-Bescheinigung. Deshalb werden als Inhalt des Lohnkontos dort fortlaufend alle Daten aufgenommen, die am Ende des Kalenderjahres oder beim unterjährigen Ausscheiden des ArbN aus dem Dienstverhältnis in die der FinVerw elektronisch zu übermittelnden Daten aufzunehmen sind. Diese vom ArbG aufgezeichneten Daten erhält das FA mit der > Lohnsteuerbescheinigung Rz 10 ff; darin werden die unterschiedlichen Teile des > Jahresarbeitslohn zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit summiert einbezogen und die abzuziehenden Beträge insgesamt berücksichtigt (> Veranlagung von Arbeitnehmern Rz 162 ff [165]).
Rz. 4/1
Stand: EL 124 – ET: 11/2020
Nicht alle Daten aus dem Lohnkonto gehen aber in die LSt-Bescheinigung ein. So etwa bei der Pauschalierung der Lohnsteuer gemäß § 40 Abs 1 Satz 1 Nr 1 EStG zur Überwachung der 1 000-EUR-Grenze (> Pauschalierung der Lohnsteuer Rz 74 ff) oder in den Fällen des § 40b EStG (> Pauschalierung der Lohnsteuer Rz 240 ff). Ergänzend > Rz 45 zum Sammellohnkonto.
Rz. 5
Stand: EL 124 – ET: 11/2020
Die Lohnkonten sollen dem FA außerdem jederzeit die Kontrolle ermöglichen, ob die LSt vom ArbG richtig behandelt worden ist – besonders bei der Lohnsteuer-Außenprüfung (§ 42f EStG; > Außenprüfung) oder ggf bei einer > Lohnsteuer-Nachschau (§ 42g EStG; eine vertiefte Prüfung von Unterlagen dürfte jedoch mit Blick auf den kusoris...