Rz. 15
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Grundsätzlich gilt: Einen privaten Telefonanschluss unterhält ein ArbN, wenn dieser auf seinen Namen registriert und er selbst Schuldner der Verbindungsentgelte ist. Das gilt auch dann, wenn der ArbG das Gerät als Sachbezug übereignet (> Rz 13); anders, wenn sich der ArbG verpflichtet hat, dem ArbN die Aufwendungen für die Benutzung des betrieblichen Geräts zu ersetzen (> Rz 7); zum Dienstanschluss > Rz 11.
Rz. 16
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Benutzt der ArbN ein privates (Festnetz- oder Mobil-)Telefon für beruflich veranlasste Telekommunikations-Verbindungen, sind die dafür anfallenden Aufwendungen > Werbungskosten iSv § 9 Abs 1 Satz 1 EStG. Stellt der ArbN dem ArbG die damit verbundenen Telefon- bzw Internetverbindungen in Rechnung, so können Ersatzleistungen des ArbG steuerfreier > Auslagenersatz iSv § 3 Nr 50 EStG sein. Eine Ausnahme vom Grundsatz, dass Werbungskostenersatz keinen steuerfreien Auslagenersatz darstellt (R 19.3 Abs 3 Satz 1 LStR, H 3.50 – Allgemeines – LStH), liegt in folgenden Fällen vor:
Rz. 17
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
- Individueller Auslagenersatz: Einzeln gegenüber dem ArbG abgerechnete berufliche Gesprächsgebühren/Verbindungsentgelte sind steuerfreier Auslagenersatz (> R 3.50 Abs 1 LStR). Es obliegt dem ArbN, die berufliche/ betriebliche Veranlassung solcher Verbindungen und die Höhe der darauf entfallenden Gesprächsgebühren/Verbindungsentgelte glaubhaft zu machen (> Glaubhaftmachung). Entsprechende Nachweise hat der ArbG zum Lohnkonto (> Lohnkonto Rz 11) zu nehmen. Dazu bedarf es grundsätzlich eines Einzelverbindungsnachweises. Bei einem Einzelnachweis können auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden. Bei einem pauschalen Tarif (Flatrate) ohne Einzelnachweis kann der berufliche Nutzungsanteil durch eigene Aufzeichnungen iVm einem Einzelverbindungsnachweis glaubhaft gemacht werden.
- Pauschaler Auslagenersatz: Dieser führt regelmäßig zu Arbeitslohn, kann aber ausnahmsweise steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen wird (> R 3.50 Abs 2 LStR): Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 EUR monatlich steuerfrei ersetzt werden. Zu den steuerfrei erstattungsfähigen Telekommunikationsaufwendungen gehören auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie der Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten.
Rz. 18
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich verändern (zB Änderung der Berufstätigkeit). Die der repräsentativen Erhebung zugrunde gelegten Einzelverbindungsnachweise und Aufzeichnungen sind als Anlage zum > Lohnkonto Rz 11 aufzubewahren.
Rz. 19
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Betrieblich/beruflich veranlasste Verbindungsentgelte, die der ArbG nicht als Auslagenersatz steuerfrei ersetzen darf, können im Übrigen beim ArbN als > Werbungskosten berücksichtigt werden; > Rz 25 ff. Zur pauschalen Besteuerung von Zuschüssen zu den Aufwendungen für die private Internetbenutzung > Rz 20 ff.
Zu beachten ist, dass Erstattungen des ArbG für die eventuelle Finanzierung eines in der Verbindungsrechnung des ArbN enthaltenen Geräts (zB Smartphone, Tablet) vom steuerfreien Auslagenersatz nicht umfasst ist. Die Anschaffung von Privatgeräten des ArbN ist steuerlich nicht begünstigt und führt zu steuerpflichtigem > Arbeitslohn, der individuell nach den ELStAM (> Lohnsteuerabzugsmerkmale) des ArbN zu versteuern ist. Die 50 EUR-Freigrenze des § 8 Abs 2 Satz 11 EStG (> Sachbezüge Rz 50 ff) oder eine Pauschalierung nach § 37b Abs 2 EStG (> Pauschalierung der Einkommensteuer für Sachzuwendungen Rz 10 ff) kommen nicht in Betracht, da es sich bei der Erstattung des ArbG um eine Geldleistung und um keinen Sachbezug handelt (§ 8 Abs 1 Satz 2 EStG).