Sachverhalt
Während einer Fachmesse lädt der Geschäftsführer eines Unternehmens seine 4 Abteilungsleiter zum Mittagessen in das Messerestaurant ein. Die Gesamtrechnung für das Mittagessen der 4 Abteilungsleiter und des Geschäftsführers beläuft sich auf 180 EUR einschließlich Umsatzsteuer.
Der Geschäftsführer bittet um Erstattung der getragenen Aufwendungen und darum, evtl. lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen für die Mitarbeiter zu berücksichtigen. Die vorgelegte Rechnung erfüllt sämtliche steuerlichen Voraussetzungen.
Wie sind die entstandenen Kosten steuer- und sozialversicherungsrechtlich zu behandeln?
Ergebnis
Im Rahmen des Mittagessens werden ausschließlich eigene Arbeitnehmer bewirtet. Die Kosten fallen deshalb nicht unter die Abzugsbeschränkung für Bewirtungsaufwendungen. Die Vorsteuer ist voll abzugsfähig, wenn die Rechnung auf den Namen der Firma ausgestellt ist. Die verbleibenden (Netto-) Aufwendungen können in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Dem Geschäftsführer können die entstandenen Auslagen in voller Höhe als Auslagenersatz steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.
Das Essen selbst hat sowohl für den (angestellten) Geschäftsführer als auch für die eingeladenen Arbeitnehmer lohnsteuerliche Folgen. Es handelt sich um eine übliche Beköstigung während einer Auswärtstätigkeit. Die Besteuerung einer üblichen Mahlzeit mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn ist jedoch gesetzlich ausgeschlossen, wenn dem Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale zustehen würde. Diese Voraussetzung dürfte bei den Messeteilnehmern erfüllt sein. Die steuer- und sozialversicherungsfreie Pauschale ist allerdings zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Deshalb erfolgt im vorliegenden Fall eine Kürzung der Spesen um 40 % der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Tagespauschale von 28 EUR, also um 11,20 EUR.